Come organizzare un webinar?

Alcuni consigli su come organizzare un webinar di successo

Se ami organizzare eventi ed iniziative, ma non sei un amante del mondo che ruota intorno al web, devi rassegnarti. Saper organizzare un evento online è infatti diventato indispensabile, specie quando si tratto di organizzare un webinar.

La pandemia ha infatti colpito duramente il settore degli eventi fisici, tanto che molti di questi sono stati cancellati o posticipati a data da definire. D’altronde è impossibile radunare molte persone nella medesima location con le misure di distanziamento sociale in vigore, nella migliore delle ipotesi. Aziende ed event manager si sono trovati così in forte difficoltà che in molti casi hanno deciso di puntare tutto sugli eventi on-line (qui puoi scoprirne di più) come i webinar per l’appunto.

Precisiamo che quella di organizzare webinar non è una moda che è saltata agli onori della cronaca negli ultimi tempi, ma è una tendenza in atto già da diverso tempo. Siamo sicuri infatti che tu abbia partecipato ad almeno un seminario on-line negli ultimi anni. 

Ma cosa significa organizzare un webinar? Quali sono gli errori da non fare quando si progetta un seminario online? Quali strategie seguire?

Abbiamo sentito l’opinione di  alcuni esperti event manager e quello che ne è venuto fuori è questa sorta dito do list” con i vari step da seguire per organizzare un webinar al meglio. Tra l’altro questa to do list può anche servirti per organizzare un evento in streaming dal momento in molti casi le due cose coincidono. 

I vantaggi di organizzare un webinar

Organizzare eventi virtuali come i seminari online, è facile intuirlo, porta numerosi vantaggi a chi vi appresta.

Ad esempio si può ridurre il tempo che di solito si perde per raggiungere la sede fisica dell’evento, dal momento che essendo online si può seguire ovunque. Questo significa anche che, grazie alla rete, le persone che lo potranno seguire sono molte di più!

Strettamente correlato a questo fattore c’è anche il discorso della sostenibilità. Evitando gli spostamenti si eviterà anche l’immissione nell’atmosfera nelle tonnellate di Co2.

La sostenibilità inoltre non è da intendersi solo da un punto di vista ecologico ma anche da un punto di vista di costi. Organizzare un webinar infatti ha dei costi veramente contenuti in confronto ai vantaggi che se ne possono ricavare, sopratutto se paragonati con i costi che si sostengono quando si affittano strutture, servizi di catering ecc.

Infine, e di questi tempi non è di certo poco, partecipare ad un webinar, significa farlo senza entrare in contatto fisico con altre persone. E questo significa non correre inutili rischi di essere contagiati dal Covid-19 limitando la diffusione del virus.

Contenuti ed aspetti organizzativi

Organizzare un seminario on-line non significa di certo improvvisare. Una delle cose fondamentali per un webinar di successo sono i contenuti che offrirai ai partecipanti. Per questo ogni contenuto va pianificato, curato nei dettagli, gestito nel miglior modo possibile accordandosi per tempo con i relatori o esperti che hai chiamato ad intervenire.

L’aspetto dei contenuti però è in fin dei conti competenza soprattutto dei relatori, mentre l’aspetto organizzativo è quello su cui puoi fare la differenza. Per questo motivo, se devi organizzare un webinar, una delle cose più importanti da fare è sicuramente quella di effettuare un test prima dell’evento online. Ti consigliamo di pianificare la sessione di test alcuni giorni prima della diretta ed un’altra volta poco prima dell’evento stesso. Solo così potrai essere sicuro di non incorrere in spiacevoli inconvenienti durante il seminario online.

Elementi essenziali per organizzare un webinar

Abbiamo appena detto che quando si deve organizzare un evento in streaming come il webinar, è fondamentale eseguire un test di controllo prima di andare in onda. Ma un test di cosa? Semplice: di tutte quegli elementi che caratterizzano un seminario online. Abbiamo fatto un breve elenco qui di seguito.

  • La connessione internet. La prima cosa da verificare è la stabilità della connessione alla rete di cui si dispone. Meglio collegarsi attraverso un cavo Ethernet per garantirsi una maggiore stabilità della linea. Per verificare le condizioni della propria connessione invece fai uno speedtest;
  • Pc. E’ importante concentrarsi anche sugli hardware che verranno utilizzati, in particolare sul laptop o pc. Per fortuna non sono necessari dispositivi particolarmente potenti: tutti i moderni sistemi operativi permettono di connettersi ad un webinar. Bisogna accertarsi solo che non ci siano applicazioni in funzione, per evitare che notifiche possano disturbare la presentazione.
  • Microfono. Una voce chiara e limpida sarà capace di mantenere alta l’attenzione del pubblico perciò assicurati di avere un buon microfono a disposizione. Tra le altre cose, una buona qualità audio agevolerà la comprensione degli argomenti trattati contribuendo alla soddisfazione degli utenti.
  • Webcam o telecamera. anche la qualità video di un webinar è fondamentale. Valuta attentamente la qualità con cui il dispositivo che hai scelto riesce a trasmettere l’immagine di chi sta parlando. Ricordati che puoi sempre agevolare il compito dei dispositivi hardware con un’illuminazione ed un setting ben studiati. Cerca pertanto di evitare ambienti bui o poco illuminati e presta attenzione a ciò che c’è alle spalle del relatore. Perché non farsi preparare un sfondo con il logo dell’azienda o dell’evento in bella vista?

La divisione dei ruoli

Una volta che avrai controllato che tutto funzioni perfettamente, occorrerà definire bene chi farà cosa durante l’evento. 

Cerca di capire in anticipo se durante l’evento online verranno condivise slides o contributi multimediali come i video. Inoltre stabilisci prima chi sarà il moderatore del webinar che farà da collante fra i vari interventi dei relatori e stabilisci con lui come far intervenire i partecipanti durante la diretta.

A questo proposito dovrai anche stabilire con anticipo quale piattaforma è la più adatta al webinar, tenendo conto che dovrete anche “formare” moderatori e relatori. In questo senso potrebbe essere utile mostrare loro dove si trova il pulsante di condivisione dello schermo, oppure quello dal quale si possono silenziare i microfoni dei partecipanti per assicurare un’esposizione senza interruzioni.

Approfittiamo di quest’ultima riflessione per ricollegarci al primo punto che abbiamo analizzato. Effettuare i test di prova è necessario anche per assicurarsi che chi terrà il webinar sia perfettamente in grado di utilizzare tutte le funzioni della piattaforma scelta.